หางานโคราชศูนย์รวมที่ครบครัน

เลขานุการคืออะไร

เชื่อว่าหลายท่านกำลังจะได้งานเกี่ยวกับ เลขานุการ หลายคนอาจรู้อยู่แล้วว่า หน้าที่ ที่ต้องรับผิดชอบในการทำงานเลขานุการนั้นต้องทำอะไรบ้าง แต่บางท่านก็ยังคงไม่ค่อยเข้าใจ ว่าการทำงานนั้นจะเป็นรูปแบบไหน วันนี้เราเลยได้หาข้อมูลในการทำงานของเลขานุการมาฝากกันค่ะว่าควรจะปฏิบัติติตัวอย่างไรการทำงาน หรือวามีหน้าที่อะไรบางในการทำงานนั้นเอง โดยงานเลขานุการเป็นงานที่มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในทุก ๆ หน่วยงาน เพราะจะทำให้งานในสำนักงานสามารถดำเนินการไปด้วย เรียบร้อย รวดเร็ว เลขานุการเปรียบเสมือนฟันเฟืองแห่งเครื่องจักรที่จะทำให้งานขององค์กรนั้น ๆ และสามารถที่จะดำเนินงานไปได้ด้วยดี โดยในองค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีบุคลากรย่างน้อยหนึ่งคนทำหน้าที่เลขานุการ เพื่อแบ่งเบาภารกิจของผู้บริหารหรือเป็นผู้ช่วยผู้บังคับบัญชา และเป็นศูนย์รวมงานขององค์กรเป็นผู้เชื่อมโยงให้กับผู้บริหาร กับผู้ใต้บังคับบัญชาและบุคคลภายนอกองค์กร

หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการทั่ว ๆ ไป สรุปได้ดังนี้

1. เลขานุการจะดูแลรับผิดชอบจดหมายเข้าและจดหมายออก
2. เลขานุการจดชวเลขการสั่งงานและถอดข้อความจากชวเลขได้รวดเร็วและถูกต้อง
3. เลขานุการจะมีหน้าที่เขียนจดหมายโต้ตอบและพิมพ์งานต่าง ๆ ที่สำคัญ ตลอดจนรู้และสามารถ อัดสำเนาเอกสารได้
4. เลขานุการจะมีหน้าที่รวบรวมเอกสารข้อมูล เพื่อเตรียมเขียนรายงานและร่างสุนทรพจน์ พิมพ์ร่าง เอกสารที่จะนำไปพิมพ์โฆษณา
5. สามารถโทรศัพท์ติดต่องานและรับโทรศัพท์
6. และมีหน้าที่ต้อนรับผู้ที่มาติดต่อและจัดการนัดหมายให้นายจ้าง
7. และช่วยจัดการเกี่ยวกับการประชุม
8. เลขานุการจะมีการจัดทำบันทึก รายงาน ร่างเอกสารต่าง ๆ ทำสถิติ แผนงาน แผนภาพ ตลอดจนสามารถวางรูปแบบพิมพ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน
9. เลขานุการจะเขียนและส่งโทรสารบางโอกาส
10. เลขานุการเก็บและรักษาเอกสารให้เป็นระเบียบ ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการ
11. เลขานุการช่วยวางระเบียบต่าง ๆ และตรวจตราความเรียบร้อยของงานแทนนายจ้าง
12. เลขานุการจะจัดหาหนังสืออุเทศต่าง ๆ ที่จำเป็น
13. เลขานุการจะจัดการชำระค่าเช่า ค่าประกันภัย และค่าภาษีต่าง ๆ
14. เลขานุการจะจัดการบัญชีการเงินของสำนักงาน ติดต่อธนาคาร บริษัทประกันภัย จ่ายเงินเดือนพนักงาน
15. เลขานุการสามารถควบคุมเสมียนพนักงานและประสานงาน โดยรับคำสั่งจากนายจ้างมาแจ้งแก่คนงานและนำเสนอความคิดเห็นของคนงานมายังนายจ้าง
16. เลขานุการจะทำการเสนอหนังสือและส่งหนังสือที่สั่งการแล้วไปยังแผนกต่าง ๆ
17. เลขานุการจะช่วยผู้บังคับบัญชาปรับปรุงภาระการทำงาน และดูแลความสะอาดเรียบร้อยของสำนักงาน
18. เลขานุการจะเป็นคนจัดซื้อเครื่องทุ่นแรง อุปกรณ์สำนักงาน ตลอดจนเครื่องเขียนและวัดสุที่จำเป็น
19. เลขานุการจะทำงานด้านคอมพิวเตอร์ ต้องดูแลการวางระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยงานด้านเอกสารสามารถใช้งานคอมพิวเตอร์ทั้งการเก็บข้อมูลและจัดทำสถิติได้ด้วย